在會(huì)議開始之前，全局性的總體策劃還得由西安會(huì)議策劃公司來做，做出會(huì)議進(jìn)程“時(shí)間進(jìn)度表”，如果會(huì)議形式比較鄭重，除電話聯(lián)系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協(xié)商處理）。。

為保證會(huì)議的成功，會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備：會(huì)議順利與否，關(guān)鍵在于會(huì)前的精心策劃。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一般包括會(huì)議的發(fā)起、會(huì)議召開的時(shí)間和地點(diǎn)的選擇、會(huì)議的邀請，以及會(huì)議議程的擬定、會(huì)議文件的準(zhǔn)備和有關(guān)的技術(shù)性問題（如與會(huì)各國代表團(tuán)的座次安排。會(huì)議名稱的使用等等）；周密的準(zhǔn)備工作可為會(huì)議的成功奠定良好的基礎(chǔ)。

 一場會(huì)議活動(dòng)的策劃，并不像公司內(nèi)部來開的普通會(huì)議一樣，像一些大型的會(huì)議活動(dòng)，那可能需要企業(yè)來找專業(yè)的泰國會(huì)議策劃公司來負(fù)責(zé)。能幫企業(yè)很好來把策劃給做好，也能在具體策劃時(shí)，注意到一些問題的。

依據(jù)會(huì)議人數(shù)與目的，來找合適場地來布置，可以挑選室內(nèi)、室外、課桌式、宴會(huì)式等各種臺(tái)型布置，也可以讓會(huì)議策劃公司來依據(jù)其要求的效果，進(jìn)而來設(shè)計(jì)很特別的臺(tái)形，為會(huì)議場地增加橫幅、廣告畫、產(chǎn)品展示柜、鮮花與桌布等，放一些礦泉水等東西，以此來改變會(huì)議現(xiàn)場的整體效果。

西安會(huì)議策劃公司認(rèn)為一般來講，一場會(huì)議肯定需要設(shè)備的，可主要都有什么設(shè)備，主席臺(tái)、演講臺(tái)、無線麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機(jī)等，高等級(jí)的會(huì)議的話，能依據(jù)要求來提供專業(yè)的舞臺(tái)、音響擴(kuò)音系統(tǒng)等。會(huì)后的總結(jié)也是非常重要的，讓會(huì)議有一個(gè)很好的效果，那肯定是需要花時(shí)間按來整理會(huì)議資料或會(huì)議記錄的，統(tǒng)計(jì)客戶的名單、地址、整理歸檔客戶的反饋意見等。