會(huì)議方案一般是為大中型或重要的會(huì)議所做的預(yù)設(shè)方案。一般單位內(nèi)部召開的小規(guī)模的例行會(huì)議可以通過簡(jiǎn)易會(huì)議計(jì)劃或會(huì)議通知來預(yù)先安排好會(huì)議事務(wù)。西安會(huì)議策劃公司在大型會(huì)議為更好的保證會(huì)議順利進(jìn)行，一定要有策劃方案。。

制定好會(huì)議方案，在會(huì)議召開前對(duì)會(huì)議的目的、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)設(shè)施、內(nèi)容、議程、日程、組織形式、會(huì)議文件、經(jīng)費(fèi)、后勤服務(wù)等要素做出周密安排，能促進(jìn)會(huì)議順利進(jìn)行，取得完滿的預(yù)期效果。有些會(huì)議還需要向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示核準(zhǔn)，會(huì)議方案可作為上級(jí)審核批準(zhǔn)的重要依據(jù)。

有些會(huì)議方案也可發(fā)揮通知的作用，向聯(lián)辦或與會(huì)單位通報(bào)籌備情況，以便做好必要的準(zhǔn)備。在會(huì)議過程中，會(huì)議的目標(biāo)與任務(wù)必須落實(shí)到具體的會(huì)議議題上。議題是為目標(biāo)和任務(wù)服務(wù)的，并為目標(biāo)和任務(wù)所制約。有什么樣的會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)，就會(huì)有什么樣的會(huì)議議題。會(huì)議議題應(yīng)當(dāng)在會(huì)議召開之前與目標(biāo)和任務(wù)一起確定。

會(huì)展策劃細(xì)節(jié)十分重要，可以用“十分細(xì)節(jié)，八分經(jīng)驗(yàn)”來形容。會(huì)展是個(gè)新興的產(chǎn)業(yè)，策劃師這個(gè)職業(yè)也是剛剛誕生不久。不少人之前從事過這個(gè)職業(yè)，但因?yàn)闆]有對(duì)這個(gè)職位定義，有的人還不知道自己從事的職業(yè)實(shí)際就是會(huì)展策劃師。

做展會(huì)決定是一個(gè)決策的過程，應(yīng)掌握一定的決策策略。影響西安會(huì)議策劃公司決策的要素有營(yíng)銷需要、市場(chǎng)條件、營(yíng)銷方式、內(nèi)部條件等，會(huì)展的決策與計(jì)劃從分析決策的要素入手，確定會(huì)展的基本目標(biāo)、集體目標(biāo)和管理目標(biāo)，然后決定展會(huì)的戰(zhàn)略安排、市場(chǎng)安排、方式安排等。