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會議策劃比起其它的策劃活動更加復雜，在執行的過程中容易出現問題，所以西安會議策劃公司認為有一些必要的事項需要特別注意。。
1、會議策劃方案需及早的籌劃確定好。提前確定邀請人員名單，提早發出邀請，以確保嘉賓可以出席。
2、會議所要用到的物資應該提前列出清單單交由專人保管和落實處理，避免物資遺漏或丟失。
3、有些大型的會議策劃參會人員規模是比較大的，需要設置專門的簽到區域，派專人對到會人員作身份驗證和簽到工作。
4、由多個公司或者機構發起的活動，事先要明確各自職責分工，避免多頭指揮。
5、參會人員進場需要一定的時間，因此至少提前2-3小時開始開展簽到工作。
6、對參會特別邀請的領導、嘉賓應提供專用的休息區域，由專人陪同，等到會議正式開始的時候再引導入場。
7、會議中如果需要采用PPT幻燈片播放的，應該在會議開始前就安排上傳到專用的PPT管理系統，通過試片室控制現場的播放與進度，維持大會日程的順利進行。
8、設置醒目的提醒標牌，提示參會人員將手機調為靜音或關機狀態。
9、會議結束后,有序地組織進場與離場，避免人員涌進與涌出帶來的現場混亂和安全隱患。
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