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在會議過程中,會議的目標(biāo)與任務(wù)必須落實到具體的會議議題上。西安會議策劃公司議題是為目標(biāo)和任務(wù)服務(wù)的,并為目標(biāo)和任務(wù)所制約。有什么樣的會議目標(biāo)和任務(wù),就會有什么樣的會議議題。。
會議議題應(yīng)當(dāng)在會議召開之前與目標(biāo)和任務(wù)一起確定。單項議題的正式書面文件叫做議案。重要的會議,特別是法定會議,正式代表和法定機(jī)關(guān)提出的議題應(yīng)當(dāng)采用議案這一書面形式。議案必須經(jīng)過一定的審查程序并獲得通過才能成為會議的議題。
列入會議的議程。一般法定性會議都規(guī)定有提交議題(議案)的截止時間,便于議案審查機(jī)構(gòu)在有效期限內(nèi)予以審查。在一定程度上說,會議的準(zhǔn)備主要是議題的準(zhǔn)備。
與會人員的確定是非常關(guān)鍵的,人數(shù)多了會給會議服務(wù)成本造成不必要的消費,少了又達(dá)不到會議服務(wù)效果。所以,在確定與會人員時,最重要的原則是選擇適當(dāng)?shù)娜恕5峭茈y做到,因為總是有人覺得自己應(yīng)該參加會議,但是卻不能為會議有所貢獻(xiàn),或是從會議得到什么。
確定參加會議人選要先想想正在計劃中的會議是屬于哪一種類型。如果它是一個提供信息的會議,那么與會者應(yīng)是那些需要知道這個會議所提供信息的人,如果這個會議是解決問題的會議,西安會議策劃公司就需要那些可以提供知識經(jīng)驗的、影響會議決定的人,以及那些愿意為這個問題解決做出貢獻(xiàn)的人來參加。