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西安會議策劃公司在會議策劃過程中需要注意的一些細節(jié)

發(fā)布日期：2018-05-16 作者：點擊：

一般在找到適當的會議承辦商后，并不意味著作為會議執(zhí)行方的您就沒有什么可做的了，要想會議能夠順利進行,專家認為西安會議策劃公司在會議策劃過程中需要注意以下一些細節(jié)：

西安會議策劃公司

在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由您來做，做出會議進程“時間進度表”；如果會議形式比較鄭重，除電話聯系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系，并取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協商處理）。

會議開始時參與報到工作，作好協調工作，分發(fā)資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的，您還得負責收取會務費。取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。

您必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容，如果會議內容并不涉及內部機密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協助制定。在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。

西安會議策劃公司在策劃會議時要注意正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設備），確保萬無一失。報到結束后，及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時與酒店協商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數。制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結束時一并解清。