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良的會議策劃，必須對具體實施方案進行深入思考，具有可行性。會議策劃比其他規(guī)劃活動更復雜，在實施過程中容易出現(xiàn)問題，因此西安會議策劃認為有些必要的問題需要特別注意。
1.應盡快規(guī)劃和確定會議策劃計劃。事先確認受邀者名單，并提前發(fā)出邀請，以確保客人能夠出席。
2.會議使用的材料應事先列出，并提前提交特別人員保管和處置，以避免遺漏或丟失材料。
3.一些規(guī)模較大的會議策劃參會人員規(guī)模較大，需要設置特殊的簽到區(qū)，并派專人對參會人員進行身份認證和登記。
4.在多個公司或機構發(fā)起的活動中，必須事先澄清責任和責任分工，以避免多頭指揮。
5.與會者進入會議需要一定的時間，因此登記工作將至少提前2至3小時開始。
6.特別受邀參加會議的領導人和來賓應提供一個特別休息區(qū)，由一名特別人員陪同，并應等到會議正式開始后才能進入會場。
7.如果會議需要PPT幻燈片放映，應在會議開始前將其上傳到專用的PPT管理系統(tǒng)，現(xiàn)場的廣播和進度應由測試室控制，以保持會議日程的順利進行。
8.設置一個醒目的提醒標志，提示參與者靜音或關閉手機。
(九)會議結束后，有序組織出入口，以避免人員涌入、涌出所造成的混亂和安全隱患。
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